Mục lục bài viết
Mô hình văn phòng chia sẻ – Shared office đã trở thành xu hướng phổ biến trong những năm gần đây. Đây là một loại hình thuê văn phòng linh hoạt, cho phép người dùng thuê văn phòng hoặc không gian làm việc tại một địa điểm chung với nhiều người khác. Tuy nhiên, việc lựa chọn làm văn phòng chia sẻ cũng đòi hỏi người sử dụng phải lưu ý đến một số vấn đề quan trọng để có thể sử dụng dịch vụ một cách tốt nhất.
Vị trí và tiện nghi cần phù hợp với mục đích sử dụng
Với sự phát triển của công nghệ và sự thay đổi trong thói quen làm việc, văn phòng chia sẻ đang trở thành một giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân. Thế nhưng, khi lựa chọn làm văn phòng chia sẻ thì vấn đề cần lưu ý đầu tiên đó chính là vị trí và những tiện nghi kèm theo.
Vị trí của Shared office là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi chọn lựa. Nơi làm việc nên được đặt tại một vị trí thuận tiện cho việc di chuyển, gần các trung tâm thành phố, trung tâm thương mại hoặc các địa điểm quan trọng khác. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian di chuyển và tối ưu hóa năng suất công việc.
Bên cạnh vị trí, các tiện nghi và dịch vụ cần thiết cũng phải được cung cấp đầy đủ. Ví dụ như internet, máy in, máy fax, phòng họp… Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí khi làm việc.
Làm văn phòng chia sẻ cần quan tâm đến chi phí
Chi phí thuê văn phòng chia sẻ cũng là một trong những yếu tố quan trọng khi lựa chọn. Bạn cần tính toán chi phí tổng thể bao gồm các chi phí đi lại, ăn uống… để xem xét mức tiền cần bỏ ra chênh lệch có nhiều hơn so với thuê văn phòng riêng hay không.
Nên lựa chọn và tính toán cẩn thận vấn đề này. Thông thường, Shared office sẽ giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều, nhất là khoản tiền thuê nhà. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có nhiều người, nhu cầu sử dụng không gian nhiều thì cần cân nhắc.
Hợp đồng và thời gian thuê văn phòng cụ thể
Khi làm văn phòng chia sẻ, bạn cần xem xét hợp đồng thuê và thời gian thuê mà bên cho thuê cung cấp. Bạn cần đọc kỹ các điều khoản trong hợp đồng để tránh các rắc rối trong quá trình sử dụng sau này.
Thời gian thuê cũng là một yếu tố quan trọng để cân nhắc. Bạn cần chọn khoảng thời gian phù hợp với nhu cầu công việc của mình để tránh tốn thêm chi phí. Có khá nhiều cách để sử dụng Shared office.
Đối với cá nhân thì hoàn toàn có thể thuê theo giờ, theo ngày, tháng để thoải mái di chuyển và lựa chọn. Thế nhưng đối với tập thể thì nên chọn thuê cố định để không làm ảnh hưởng đến không gian làm việc và di chuyển của mọi người.
Tính bảo mật và an toàn của văn phòng chia sẻ
Việc chia sẻ không gian làm việc với nhiều người khác sẽ gặp một số vấn đề trong vấn đề bảo mật. Bạn phải chấp nhận rằng an ninh chưa tốt hay rò rỉ thông tin là điều có thể xảy ra. Dù thế, hiện nay bất cứ đơn vị nào cho thuê Shared office cũng đã xác định đây là một yếu tố quan trọng cần được đảm bảo.
Văn phòng chia sẻ thường sẽ có hệ thống bảo mật vững chắc để bảo vệ thông tin và tài sản của bạn và người khác. Vậy nên người dùng cũng có thể phần nào an tâm. Tuy nhiên, để bảo vệ tài sản và nội dung của mình thì bạn cũng nên tự có những phương pháp cụ thể.
Một số lưu ý khác khi làm văn phòng chia sẻ cần quan tâm
Bên cạnh những điều quan trọng trên thì còn một số vấn đề cần lưu ý khi bạn đang có ý định làm Shared office như:
- Không gian làm việc: Làm văn phòng chia sẻ bạn cũng có nhiều dạng không gian làm việc khác nhau như phòng làm việc riêng, khu vực làm việc chung hay phòng họp… Bạn cần chọn loại không gian phù hợp với nhu cầu công việc của mình để đảm bảo sự thoải mái và hiệu quả tối đa.
- Môi trường làm việc: Môi trường làm việc là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tâm trạng và năng suất lao động của bạn. Shared office tối ưu nên chọn không gian có ánh sáng tự nhiên, thoáng đãng… Tùy theo yêu cầu và tính chất công việc mà bạn có thể chọn môi trường làm việc yên tĩnh, không ồn ào để giúp tập trung và làm việc hiệu quả hơn hay sôi động nhiều ý tưởng.
- Thông tin và trải nghiệm của người dùng khác: Trước khi quyết định sử dụng văn phòng chia sẻ, người dùng cần tìm hiểu về các đánh giá và trải nghiệm của những người đã từng sử dụng để xem xét chất lượng dịch vụ. Ngoài ra, việc trao đổi thông tin và kết nối với các người dùng khác cũng sẽ giúp bạn mở rộng mạng lưới kinh doanh và tạo cơ hội cho mình trong tương lai.
Nếu đang có ý định làm văn phòng chia sẻ thì những lưu ý trên đây chắc chắn sẽ hữu ích cho bạn. Theo dõi website để cập nhật thêm những nội dung mới liên quan đến Shared office và có sự lựa chọn phù hợp.
> Xem thêm:
- Thời cơ đàm phán giá thuê văn phòng “giá hời”
- 07 bí quyết làm việc từ xa hiệu quả áp dụng ngay hôm nay
- 05 phong cách thiết kế Coworking Space được ưa chuộng nhất
