Văn phòng ảo và lợi ích dành cho khách hàng nắm bắt thời cơ

Văn phòng ảo là gì? Những lợi ích cho khách hàng sử dụng văn phòng ảo

Bên cạnh coworking office, Shared office thì hình thức Virtual office – Văn phòng ảo cũng khá được nhiều khách hàng lựa chọn hiện nay. Những doanh nghiệp mới kinh doanh thường chọn hình thức này để tăng tính chuyên nghiệp trong hoạt động trong mắt khách hàng, đối tác. Tìm hiểu về Virtual office qua những nội dung được cung cấp sau đây.

Văn phòng ảo là gì?

Virtual office (văn phòng ảo) là một dịch vụ cung cấp địa chỉ kinh doanh, địa chỉ liên lạc, điện thoại, fax và thư từ điện tử cùng nhiều yếu tố khác cho các doanh nghiệp. Bạn không cần phải thuê một văn phòng thực sự vẫn có thể sử dụng những điều này.

Các doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ và thông tin liên lạc của nhà cung cấp dịch vụ để giữ bí mật địa chỉ thật của mình. Từ đó tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp hơn với khách hàng và đối tác. Các dịch vụ văn phòng ảo còn bao gồm cả việc cung cấp các dịch vụ hỗ trợ như tiếp khách, quản lý thư từ, dịch vụ bưu điện và hỗ trợ hội nghị trực tuyến.

Các doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ của nhà cung cấp dịch vụ
Các doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ của nhà cung cấp dịch vụ

Virtual office phù hợp cho các doanh nghiệp mới thành lập, những công ty nhỏ hoặc cá nhân làm việc tự do. Nguyên nhân bởi vì nó giúp giảm chi phí và tăng tính linh hoạt trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo cũng có những hạn chế, ví dụ như không thể sử dụng không gian văn phòng thực sự cho các cuộc họp hoặc các hoạt động kinh doanh khác mà yêu cầu không gian vật lý.

Ưu điểm của văn phòng ảo mang đến cho khách hàng nhiều tiện ích

Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, Virtual office đang trở thành một xu hướng phổ biến và được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng bởi những ưu điểm của nó như sau:

  • Giảm chi phí thuê văn phòng và tiết kiệm chi phí vận hành: Với hình thức văn phòng này thì doanh nghiệp không cần phải thuê một địa điểm thực sự. Điều này giúp giảm thiểu chi phí đầu tư ban đầu cũng như chi phí thuê, vận hành và bảo trì.
  • Tăng tính linh hoạt trong hoạt động kinh doanh: Văn phòng ảo cho phép doanh nghiệp hoạt động một cách linh hoạt và không bị ràng buộc về không gian. Nhân viên có thể làm việc từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Bên cạnh đó nó cũng giúp giảm thiểu sự cố hệ thống trong trường hợp văn phòng thật gặp sự cố hoặc thiếu điện.
Mọi thông tin khách hàng đều sẽ được bảo mật an toàn
Mọi thông tin khách hàng đều sẽ được bảo mật an toàn
  • Giữ bí mật thông tin địa chỉ kinh doanh của doanh nghiệp: Với Virtual office, doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ và thông tin liên lạc của nhà cung cấp dịch vụ để giữ bí mật địa chỉ thật của mình. Đồng thời, hình thức này cũng giúp tránh được các cuộc gọi quảng cáo, marketing hoặc một số rủi ro khác đến thông tin liên hệ của doanh nghiệp.
  • Tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng và đối tác: Văn phòng giúp tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp hơn với khách hàng và đối tác của bạn. Nguyên nhân bởi văn phòng thường được trang bị các dịch vụ hỗ trợ như quản lý thư từ, tiếp khách, hỗ trợ hội nghị trực tuyến. 

Ứng dụng thực tế của hình thức văn phòng ảo hiện nay

Hình thức văn phòng này được sử dụng rộng rãi trong thực tế, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh và công nghệ. Dưới đây là một số ứng dụng của loại hình văn phòng này:

  • Hỗ trợ cho các nhân viên làm việc từ xa: Với Virtual office, các nhân viên của doanh nghiệp có thể làm việc từ bất cứ đâu. Điều này giúp cho họ có thể cân bằng giữa cuộc sống công việc và gia đình. Đồng thời, việc làm việc từ xa cũng giúp giảm tắc đường và ùn tắc giao thông, đóng góp vào việc bảo vệ môi trường.
Văn phòng ảo có thể hỗ trợ cho các nhân viên làm việc từ xa
Văn phòng ảo có thể hỗ trợ cho các nhân viên làm việc từ xa
  • Hỗ trợ cho các công ty có nhiều văn phòng trên toàn quốc hoặc thế giới: Các công ty có thể tạo ra các địa chỉ đăng ký kinh doanh và số điện thoại tại nhiều quốc gia khác nhau. Từ đó giúp cho họ tiếp cận các thị trường mới và tăng khả năng cạnh tranh.
  • Hỗ trợ cho các nhà sáng lập khởi nghiệp: Các nhà sáng lập khởi nghiệp có thể giảm thiểu các chi phí về văn phòng, tập trung nguồn nhân lực và kinh phí để phát triển kinh doanh.

Giá thuê văn phòng ảo hiện nay như thế nào?

Giá thuê Virtual office hiện nay tùy thuộc vào từng địa điểm và từng nhà cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, thường thì giá thuê dịch vụ sẽ thấp hơn rất nhiều so với chi phí thuê một văn phòng thật. Các gói thuê cũng thường được thiết kế linh hoạt để phù hợp với nhu cầu và ngân sách của từng doanh nghiệp.

Giá thuê văn phòng ảo phụ thuộc địa điểm và nhiều yếu tố khác
Giá thuê văn phòng ảo phụ thuộc địa điểm và nhiều yếu tố khác

Tại các thành phố lớn như Hà Nội và Sài Gòn hay Đà Nẵng, giá thuê dao động từ khoảng 500.000 đồng đến 2.000.000 đồng một tháng. Điều này tùy thuộc vào vị trí và tiện ích cung cấp. 

Các gói dịch vụ có thể bao gồm địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại đường dài, quản lý thư từ và bưu phẩm, hỗ trợ tài chính, hỗ trợ văn phòng… Ngoài ra, nhiều nhà cung cấp dịch vụ còn cung cấp các gói tùy chỉnh để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của khách hàng.

Văn phòng ảo mang đến nhiều tính năng và sự tiện ích cho người dùng. Thế nhưng, trước khi quyết định thuê thì các doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ về nhà cung cấp dịch vụ và đảm bảo rằng gói dịch vụ được chọn đáp ứng đầy đủ nhu cầu của họ. Đồng thời cũng cần xem xét tính hợp lý về mặt chi phí.

> Xem thêm: