Mục lục bài viết
Tổ chức sự kiện là một ngành nghề “hot” tại Việt Nam trong những năm gần đây, thu hút đông đảo người trẻ yêu thích và tham gia. Vậy tổ chức sự kiện thực chất là làm gì? Đâu là một quy trình tổ chức sự kiện đầy đủ và chính xác? Bài viết này sẽ giải đáp những thắc mắc và cung cấp thông tin, kiến thức hữu ích về ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam.
Tìm hiểu về ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam
1. Tổ chức sự kiện là gì?
Để tìm hiểu về thuật ngữ “tổ chức sự kiện”, chúng ta cần phải bắt đầu với khái niệm “sự kiện” trước.
Sự kiện có tên tiếng Anh là Event – là một hoặc nhiều hoạt động được diễn ra có chủ đích tại một thời gian, địa điểm cụ thể. Các sự kiện sẽ luôn mang một ý nghĩa, mục đích hoặc một thông điệp nào đó. Quy mô sự kiện có thể lớn hoặc nhỏ tùy vào tính chất, ý nghĩa của sự kiện đó với cộng đồng, xã hội.
- Một số sự kiện có quy mô lớn có thể kể đến như là khai mạc SEA Games, World Cup, tuần lễ thời trang Fashion Week, hội chợ, triển lãm du học,v…v.
- Một số sự kiện có quy mô nhỏ, mang tính chất riêng tư hoặc thuộc về cộng đồng nhỏ hơn là đám cưới, sinh nhật, lễ kỷ niệm thành lập doanh nghiệp,v…v.
Hình ảnh lễ khai mạc sự kiện Sea Games 31 tại Việt Nam
Từ định nghĩa sự kiện, có thể hiểu “tổ chức sự kiện” là một quy trình gồm việc thực hiện các hoạt động tổ chức, sắp xếp sao cho các phần của một sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ nhất, từ khi nó chỉ là một ý tưởng đến khi nó thành hiện thực và kết thúc.
Theo các chuyên gia tổng hợp và phân loại, các nhóm sự kiện chính của hoạt động tổ chức sự kiện là:
- Sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh như khai trương cửa hàng, chương trình khuyến mại…
- Sự kiện liên quan đến doanh nghiệp: hội thảo, hội nghị, lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty,…
- Sự kiện gây quỹ từ thiện
- Hội chợ thương mại: hội chợ ẩm thực, hội chợ cây cảnh, xe cộ,…
- Sự kiện giải trí
- Buổi biểu diễn trực tiếp: biểu diễn xiếc, kịch, đêm hòa nhạc,..
- Lễ hội, liên hoan âm nhạc, khai mạc chương trình
- Sự kiện thể thao
- Sự kiện của Đảng và Nhà nước, sự kiện văn hóa – xã hội
- Sự kiện ra mắt, giới thiệu và quảng bá sản phẩm
- …
2. Vai trò, mục đích của tổ chức sự kiện
Vai trò của tổ chức sự kiện
Hoạt động tổ chức sự kiện đã có từ lâu đời, tuy nhiên phải đến gần đây mọi người mới công nhận đó là một “ngành”, một “nghề” có giá trị cao. Tổ chức sự kiện có những vai trò chính sau với người tổ chức và chủ đứng sau sự kiện:
- Thu hút sự quan tâm của công chúng, khách hàng mục tiêu, giới báo chí – truyền thông
- Công cụ hỗ trợ cho hoạt động tiếp thị sản phẩm, dịch vụ đạt hiệu quả
- Tăng doanh thu trong kinh doanh, tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp
- Xây dựng hình ảnh tích cực cho thương hiệu, sản phẩm hay dịch vụ trên thị trường
Một sự kiện thành công với đông đảo người tham gia sẽ mang lại nhiều lợi ích cho nhà tổ chức
Mục đích của tổ chức sự kiện
Mọi sự kiện được tổ chức ra đều nhằm những mục đích nhất định như gây quỹ, kêu gọi vốn, lan truyền thông điệp thay đổi nhận thức,v..v; cụ thể được tổng hợp trong 3 mục đích chính sau:
- Hỗ trợ xây dựng hình ảnh sản phẩm, dịch vụ trở nên tốt đẹp hơn trong mắt công chúng
- Thay đổi nhận thức của cộng đồng về hình ảnh của một sản phẩm, dịch vụ hoặc một thương hiệu hay một vấn đề nào đó
- Thực hiện tối đa hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc và buộc khách hàng phải hành động theo mục tiêu mà chủ sự kiện hay nhà tổ chức đã đề ra.
3. Quy trình các bước tổ chức sự kiện
Quy trình tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một công việc không dễ dàng, cần sự kết hợp của nhiều yếu tố khác nhau để thành công. Tùy theo tính chất của sự kiện mà các bước tổ chức cụ thể sẽ khác nhau. Dưới đây là quy trình tổng quát các giai đoạn cơ bản khi thực hiện tổ chức cho mọi sự kiện:
Giai đoạn 1: Trước sự kiện
Trước khi diễn ra sự kiện, nhà tổ chức cùng chủ sự kiện cần làm những công việc chính sau:
- Lên ý tưởng cho sự kiện, bao gồm: mục đích, mục tiêu, thông điệp, concept và kết quả mong muốn đạt được sau sự kiện
- Kiểm tra nguồn vốn, ngân sách và nhân lực cho sự kiện
- Lên kế hoạch chi tiết các hoạt động cần làm
- Kiểm tra thời gian và địa địa điểm nơi diễn ra sự kiện
- Truyền thông, quảng bá về sự kiện sắp diễn ra
Giai đoạn 2: Trong sự kiện
Trong ngày diễn ra sự kiện, một số công việc chính mà nhà tổ chức cần chú ý là:
- Đón tiếp khách đến khai mạc sự kiện
- Quản lý tiến độ và điều hành các diễn biến, hoạt động chính của sự kiện
- Phục vụ ăn uống và lưu trú (nếu có) cho khách tại sự kiện
- Hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh
Giai đoạn 3: Sau sự kiện
Sau khi kết thúc sự kiện, người tổ chức cần thực hiện các công việc:
- Tiếp tục thực hiện truyền thông cho hình ảnh thương hiệu
- Tạo dựng mối quan hệ tốt với các bên liên quan như nhà cung cấp, nhà vận chuyển, các dịch vụ hỗ trợ liên quan
- Tổng hợp lại kinh phí, rút kinh nghiệm với những thiếu sót (nếu có).
- Chăm sóc khách hàng hậu sự kiện.
Hiện nay, tổ chức sự kiện là ngành học thú vị, được nhiều người quan tâm và được đưa vào chương trình giảng dạy của nhiều trường học. Hy vọng với những thông tin trên, độc giả sẽ có thêm những kiến thức hữu ích về ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam để có thêm sự lựa chọn nghề nghiệp phù hợp với sở thích và đam mê của bản thân.
Tổ chức sự kiện là một nhiệm vụ không dễ dàng, cần sự kết hợp của nhiều yếu tố khác nhau để thành công. Tuy nhiên, với một số bước cơ bản và một số lưu ý quan trọng, bạn có thể tổ chức một sự kiện thành công mà không cần phải lo lắng quá nhiều.
Đầu tiên, bạn cần xác định mục đích của sự kiện của bạn. Bạn có muốn tổ chức một sự kiện để quảng bá sản phẩm của bạn hay là để tổ chức một sự kiện hội nghị cho công ty của bạn? Xác định mục đích sẽ giúp bạn xác định đối tượng mà bạn muốn mời và cách thức tổ chức sự kiện.
Sau khi xác định mục đích, bạn cần phải xác định ngày và địa điểm tổ chức sự kiện. Chọn ngày và địa điểm phù hợp sẽ giúp bạn đảm bảo rằng sự kiện của bạn được tổ chức một cách thuận lợi và thành công.
Trên đây là những thông tin cơ bản về thuật ngữ Startup cũng như những công ty startup hàng đầu Việt Nam hiện nay. Hy vọng qua bài viết này, độc giả nếu đang trong quá trình chuẩn bị startup có thể có thêm thông tin hữu ích để khởi nghiệp thành công.
