Mục lục bài viết
Văn phòng chia sẻ đã xuất hiện và trở thành một thành viên nổi bật trong ngành kinh doanh bất động sản văn phòng nổ bật và được ưa chuộng. Tuy nhiên vẫn có không ít những ý kiến và nhận định chưa hoàn toàn đúng về loại hình văn phòng này. Hãy cùng MSpace tìm hiểu rõ hơn về Văn phòng chia sẻ là gì? Ai nên thuê văn phòng chia sẻ? Và những lưu ý khi thuê văn phòng chia sẻ để đảm bảo doanh nghiệp có cái nhìn đúng đắn khi lựa chọn loại hình văn phòng này.
1. Văn phòng chia sẻ là gì?
Văn phòng chia sẻ là loại hình kinh doanh bất động văn phòng sản dựa trên việc chia sẻ diện tích làm việc, không chỉ là chỗ ngồi làm việc mà còn là các diện tích non-office, tiện ích văn phòng, dịch vụ đi kèm đều được sử dụng chung với mục tiêu giảm thiểu chi phí và gia tăng lợi ích cho người thuê văn phòng.
Bởi vì khách hàng của văn phòng chia sẻ đều là những doanh nghiệp vừa và nhỏ, thậm chí siêu nhỏ nên việc đầu tư nội thất văn phòng, trang thiết bị, tiện ích và duy trì vận hành sẽ rất tốn kém, trong khi nếu không có đầy đủ thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến xây dựng môi trường làm việc nhưng nếu có thì lại trở nên dư thừa và không tận dụng hết công suất do quy mô nhỏ. Do vậy việc cùng sử dụng chung giữa nhiều công ty, doanh nghiệp trong cùng một sàn văn phòng chia sẻ chính là một phương pháp tối ưu chi phí và tối đa tiện ích, dịch vụ một cách thông minh.
2. Các loại văn phòng chia sẻ
Văn phòng chia sẻ có 2 loại hình chính: (1) đơn thuần là việc một doanh nghiệp có sẵn sàn văn phòng nhưng không sử dụng hết nên mong muốn cho thuê để tránh lãng phí cũng như có thêm doanh thu, và (2) là một nhà cung cấp văn phòng chia sẻ hoạt động chuyên nghiệp bằng việc mua sàn để xây dựng và vận hành một hệ sinh thái văn phòng dựa trên nguyên tắc chia sẻ lợi ích, từ đó cho thuê với mức giá tốt để vừa đảm bảo doanh thu của mình, vừa giúp các doanh nghiệp thuê tiết kiệm được tối đa chi phí, vừa tạo ra được một cộng đồng doanh nghiệp cùng hoạt động trong một hệ sinh thái văn phòng.
Times Space chính là nhà cung cấp hoạt động theo loại hình số (2) mà doanh nghiệp có thể hoàn toàn tin tưởng vào việc tổ chức và vận hành chuyên nghiệp của Times Space
Tại Times Space có 2 loại văn phòng chia sẻ tùy thuộc theo nhu cầu và điều kiện tài chính của doanh nghiệp, đó là văn phòng truyền thống và văn phòng trọn gói:
– Văn phòng truyền thống với diện tích cho thuê từ 60 – 200m2, dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, đã được setup hạ tầng hoàn thiện và có sẵn các diện tích, tiện ích, dich vụ sử dụng chung dành cho doanh nghiệp.
– Văn phòng trọn gói với diện tích cho thuê nhỏ từ 10 – 40m2, dành cho doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ, startup và văn phòng đại diện, cũng bao gồm tất cả những điều kiện như văn phòng truyền thống, ngoài ra giá thuê văn phòng trọn gói đã bao gồm tất cả các chi phí dịch vụ như điện, internet, đồ uống, vệ sinh, dịch vụ tòa nhà….
3. Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng chia sẻ
Văn phòng chia sẻ có những ưu điểm và nhược điểm như sau. Doanh nghiệp có thể dựa vào những đặc điểm này để quyết định việc có sử dụng văn phòng chia sẻ để xây dựng địa điểm làm việc của mình hay không:
3.1. Ưu điểm của văn phòng chia sẻ:
Tiết kiệm chi phí
Chắc chắn đây là ưu điểm lớn nhất của văn phòng chia sẻ, bởi vì mục đích ban đầu hình thành nên loại hình văn phòng này chính là tiết kiệm chi phí. Thay vì một doanh nghiệp phải chi trả tất cả các diện tích ngoài chỗ ngồi làm việc như phòng họp, lễ tân, tiếp khách, pantry thì với văn phòng chia sẻ khoản chi phí đó sẽ được chia ra cho nhiều doanh nghiệp cùng sử dụng chung trong một hệ sinh thái văn phòng chia sẻ đã được xây dựng và vận hành với đầy đủ những diện tích, tiện ích và dịch vụ đó.
Vị trí thuận lợi
Việc thuê được một địa điểm văn phòng phù hợp với chi phí hay diện tích thì đôi khi lại không phù hợp về mặt vị trí cho doanh nghiệp. Các văn phòng chia sẻ uy tín sẽ phải được tổ chức trong các sàn văn phòng tại các tòa nhà văn phòng lớn, trên các trục đường lớn và thuận tiện giao thông.
Doanh nghiệp thuê văn phòng chia sẻ chỉ cần trả một khoản chi phí tương đương với địa điểm trong ngõ nhưng lại có thể sở hữu một địa chỉ kinh doanh đẹp tại các tòa nhà văn phòng lớn, ghi điểm trong mắt đối tác và khách hàng, cũng như thuận tiện cho việc di chuyển, giao dịch, ký kết hơn rất nhiều.
Trang thiết bị hiện đại
Một nhà cung cấp văn phòng chia sẻ chuyên nghiệp sẽ đầu tư đầy đủ trang thiết bị, nội thất văn phòng và tất cả đều được chọn lọc về chất lượng, tính năng để đảm bảo công suất sử dụng đủ cho số lượng lớn người sử dụng. Đây là điều khó để có được nếu doanh nghiệp nhỏ muốn đầu tư trang thiết bị hiện đại cho công ty mình vì sẽ tốn rất nhiều chi phí.
Với văn phòng chia sẻ, doanh nghiệp có thể được tận hưởng những tiện ích hiện đại nhất, sử dụng trang thiết bị tốt nhất để phục vụ công việc của mình.
Nhân sự hỗ trợ
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường sẽ không có đủ nhân sự vận hành như lễ tân, IT, kỹ thuật… vì để bố trí đủ nhân sự như vậy sẽ là một thách thức không nhỏ về chi phí, trong khi công việc không có quá nhiều dẫn đến lãng phí nhân lực. Một trường hợp khác là doanh nghiệp không có các vị trí nhân sự này dẫn đến nhân viên chuyên môn phải kiêm nhiệm luôn nhiệm vụ của các vị trí này nếu cần.
Với văn phòng chia sẻ, không chỉ là chia sẻ diện tích còn là chia sẻ nhân sự. Tại các nhà cung cấp văn phòng chia sẻ tại Hà Nội một cách chuyên nghiệp luôn có một đội ngũ nhân sự được đào tạo kỹ năng và luôn sẵn sàng hỗ trợ cho các doanh nghiệp. Trong khi chi phí này không hề phát sinh mà chỉ nằm trong khoản chi phí thuê văn phòng.
Nhiều tiện ích đi kèm
Văn phòng chia sẻ được xây dựng và vận hành như một hệ sinh thái làm việc nên việc được bố trí đầy đủ các tiện ích là điều đương nhiên:
– Khu vực tiếp khách: luôn có một khu vực tiếp khách được bố trí trang trọng để doanh nghiệp sử dụng trong các trường hợp đón tiếp khách hàng, đó cũng là một khu vực chờ lịch sự dành cho đối tác của doanh nghiệp khi doanh nghiệp không có mặt tại văn phòng. Lễ tân tại văn phòng chia sẻ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiếp đón một cách chu đáo nhất.
– Phòng họp hiện đại: Văn phòng chia sẻ sẽ có hệ thống các phòng họp với diện tích, trang thiết bị khác nhau để phù hợp với từng nhu cầu họp hành khác nhau của doanh nghiệp. Các diện tích này thường sẽ chiếm khá nhiều diện tích văn phòng, tuy nhiên tần suất sử dụng lại không quá cao, vì thế việc doanh nghiệp tự bố trí các diện tích này sẽ vừa tốn kém vừa lãng phí.
– Nhà ăn, pantry đầy đủ tiện ích: Chúng ta ở lại văn phòng từ 8-12 tiếng mỗi ngày, và việc tồi tệ nhất đó là ở văn phòng không có đủ tiện ích như ở nhà. Những nhu cầu thiết yếu như tủ lạnh, lò vi sóng, máy nước nóng, lạnh… sẽ được cung cấp đầy đủ tại văn phòng chia sẻ để bạn có thể sử dụng thuận tiện như khi ở nhà.
Các cơ hội hợp tác giá trị
Việc tập trung bao nhiêu doanh nghiệp trong cùng một không gian làm việc tương đương với việc mỗi doanh nghiệp sẽ có thêm từng đó cơ hội kết nối, hợp tác với các doanh nghiệp thành viên. Lúc này việc sử dụng văn phòng chia sẻ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa khoản chi phí cơ hội trong tìm kiếm đối tác và kết nối làm việc.
3.2. Nhược điểm của văn phòng chia sẻ
– Văn phòng chia sẻ chủ yếu dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, agency (cá nhân) tuy nhiên không phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn (từ 100 nhân sự).
– Không phù hơp với doanh nghiệp sản xuất hàng hóa hữu hình hay cần kho bãi.
4. Ai nên thuê văn phòng chia sẻ?
Văn phòng chia sẻ phù hợp với quy mô doanh nghiệp dưới 100 nhân sự nhưng cần tiết kiệm chi phí và vẫn mong muốn có một môi trường làm việc lý tưởng nhất cho nhân viên.
– Doanh nghiệp SME: các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, thương mại, văn phòng… dưới 100 nhân sự.
– Chi nhánh công ty tại các tỉnh, thành phố: các chi nhánh làm việc tại văn phòng chia sẻ sẽ được trải nghiệm môi trường làm việc tốt nhất, cũng như thuận lợi trong việc thanh toán chi phí cho tổng công ty.
5. Những lưu ý khi thuê văn phòng chia sẻ
Hãy đảm bảo rằng văn phòng chia sẻ mà doanh nghiệp sẽ thuê đáp ứng được những yêu cầu sau đây:
– Giá thuê: Giá thuê văn phòng chia sẻ bao gồm những gì, phải thanh toán những chi phí nào ngoài tiền thuê văn phòng là việc doanh nghiệp cần lưu ý đầu tiên khi thuê văn phòng chia sẻ.
– Chất lượng hạ tầng: tình trạng trần, tường, sàn của văn phòng có hỏng hóc gì hay không; cách âm có tốt hay không; hành lang có đáp ứng giao thông trong văn phòng hay không; thang máy có vận hành tốt hay không; hầm để xe có đủ chỗ hay không…
– Chất lượng nội thất: văn phong có được bố trí bàn, ghế, tủ có đầy đủ không, mới hay cũ, có hỏng hóc gì hay không; có được thay thế mới trong quá trình sử dụng hay không; có điều kiện bồi thường hay trách nhiệm như thế nào nếu có hỏng hóc trong quá trình sử dụng….
– Diện tích chung: một văn phòng chia sẻ tiêu chuẩn phải đảm bảo những diện tích chung được sử dụng ngoài văn phòng là gì: lễ tân, khu vực tiếp khách, phòng họp, nhà ăn….
– Tiện ích: Văn phòng chia sẻ phải đảm bảo được các tiện ích thiết yếu cho khách thuê như tủ lạnh, lò vi sóngm bình nước nóng, lạnh; thiết bị hội họp, văn phòng phẩm….
6. Tại sao nên thuê văn phòng chia sẻ tại Times Space?
Times Space là nhà cung cấp văn phòng cho thuê, văn phòng chia sẻ tại Hà Nội được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng với những lý do sau:
– Độ tin cậy: Times Space có hợp đồng mua sàn tại các địa điểm cho thuê văn phòng, cung cấp địa chỉ đăng ký văn phòng ảo MSpace thuộc diện tích sở hữu lâu dài, ổn định vị trí đăng ký kinh doanh cho khách hàng. Tòa nhà VP Viwaseen có đầy đủ giấy tờ pháp lý để hỗ trợ cho tất cả các loại hình doanh nghiệp có thể đăng ký kinh doanh, từ biên bản nghiệm thu phòng cháy chữa cháy cho đến giấy phép xây dựng, cam kết bảo vệ môi trường….
– Độ ổn định: Times Space là đơn vị cung cấp và quản lý Văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, đang ngày một phát triển và mở rộng thị trường với tình hình tài chính lành mạnh. Là Sản phẩm chủ lực của Tập đoàn ĐT & TM Mundus Stones hoạt động đa ngành, đa lĩnh vực có chuyên môn và kinh nghiệm.
– Chi phí hợp lý: giá thuê văn phòng chia sẻ tại MSpace rất hợp lý, chỉ từ 12 USD/m2 NET trên diện tích văn phòng. Chi phí đã bao gồm tất cả mọi thứ doanh nghiệp cần để hoạt động văn phòng.
– Vận hành chuyên nghiệp: MSpace có đội ngũ nhân sự vận hành chuyên nghiệp, cùng đầy đủ các loại hình văn phòng cho thuê và dịch vụ đi kèm như phòng họp, Shared office, Full services với diện tích từ 10m2 – 200m2; nhân sự tại Times Space đều có chuyên môn vững chắc, sẵn sàng hỗ trợ nhanh chóng và tận tâm.
– Địa điểm đẹp: Địa chỉ đăng ký kinh doanh văn phòng trọn gói được đặt tại các tòa nhà VP hạng A-B, đảm bảo cung cấp cơ sở vật chất Văn phòng và dịch vụ Văn phòng chất lượng tốt, hiện đại, chuyên nghiệp, sạch đẹp, quản lý trực tiếp, hỗ trợ khách hàng 24/7.
– Tính linh hoạt: Khách hàng thuê Văn phòng chia sẻ có thể tự do setup theo ý muốn trong văn phòng của mình, tự chủ về chi phí khi doanh nghiệp phát triển và cần thay đổi mô hình hoạt động. Times Space hỗ trợ tối đa việc mở rộng diện tích cho doanh nghiệp nếu còn diện tích trống trong cùng một địa điểm.
Văn phòng chia sẻ Times Space là một loại hình dịch vụ văn phòng hiện đại, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, chi nhánh công ty tại Hà Nội, mang đến một môi trường làm việc lý tưởng nhất với mức chi phí thấp nhất.
