Mục lục bài viết
COVID-19 đã làm đảo lộn nhiều ngành nghề, nhiều công ty, doanh nghiệp hay các đơn vị không thể tổ chức hội nghị và sự kiện. Do không có giải pháp, nhiều sự kiện đã bị hủy bỏ hoặc hoãn lại.
Thế nhưng, những sự kiện khác đang được chuyển sang thiết lập ảo dưới hình thức trực tuyến. Việc tổ chức những hội thảo online đang ngày càng được đẩy mạnh triển khai ngay cả thời điểm hiện tại khi dịch đã được kiểm soát do tính phù hợp và linh hoạt. Những điều cần thiết để hội thảo trực tuyến thành công là gì?
Hãy sử dụng video nếu có thể tại hội thảo online
Ngay cả khi được trình bày bởi những diễn giả giỏi nhất thì việc tiếp nhận được kiến thức trên giấy cũng khó có thể khó thu hút sự chú ý của khán giả ảo. Hầu hết các nền tảng hội thảo trực tuyến trên web đều hỗ trợ tính năng video và các diễn giả hội nghị ảo hoàn toàn nên tận dụng khả năng đó.
Khi khán giả của bạn có thể nhìn thấy chính bạn tại một sự kiện ảo, điều đó sẽ tạo ra trải nghiệm người tham dự hấp dẫn hơn, được cá nhân hóa hơn. Nếu không có video, có thể xem xét rút ngắn các nội dung từ bài phát biểu quan trọng thành một nội dung nào đó ngắn gọn hơn. Điều này nhằm nỗ lực duy trì sự tương tác của khán giả trong toàn bộ bài thuyết trình.
Lựa chọn âm thanh tối ưu nhất có thể
Điều khiến những khán giả chán nản, mất tập trung là họ phải nghe chất lượng âm thanh kém. Nếu họ không thể nghe rõ bạn nói thì chắc chắn họ sẽ tắt loa. Trái ngược với sự kiện trực tiếp, chất lượng âm thanh khi làm hội thảo online có thể bị ảnh hưởng tiêu cực bởi nhiều yếu tố. Ví dụ như chất lượng micrô của người nói, nền tảng được sử dụng để thu âm thanh và chất lượng kết nối mạng…
Hãy sử dụng những thiết bị âm thanh tốt nhất có thể để khiến bài phát biểu gây được ấn tượng và chú ý hơn. Đây chính là điều khiến người nghe ở lại tiếp tục tương tác và tạo hiệu quả trong trong hội thảo trực tuyến.
Chuẩn bị nội dung hội thảo cẩn thận
Một bài phát biểu trực tiếp có thể rất ổn, tuy nhiên, khi được sử dụng trong các hội thảo online trực tuyến sẽ không tỏ ra hiệu quả và không tác động tích cực đến người nghe. Bởi vậy, hãy chuẩn bị nội dung kỹ càng, rành mạch, rõ ràng để không gây nhàm chán.
Bên cạnh đó, diễn giả cũng đừng quên sử dụng những bản trình chiếu đã được sửa đổi hoặc bảng trắng ghi thông tin. Điều này sẽ giúp truyền tải nội dung hiệu quả, gây được chú ý và ghi nhớ của người nghe.
Luôn luôn giữ phiên tương tác trong các hội thảo online
Tùy thuộc vào quy mô khán giả mà mức độ tương tác sẽ khác nhau. Thực hiện điều này với những diễn giả trực tiếp khá dễ dàng và có nhiều cách. Tuy nhiên, đối với các hội nghị ảo lớn thì cũng là điều khó nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm.
Hãy sử dụng các tính năng thăm dò ý kiến khán giả có sẵn trong nhiều nền tảng sự kiện trực tuyến. Giải thích cho khán giả cách gửi câu hỏi qua nền tảng và khuyến khích họ làm như vậy. Tạo tương tác sẽ giúp hội thảo online luôn sôi động và gây được ấn tượng.
Một số lưu ý khác mà diễn ra ảo cần quan tâm
Bên cạnh những điều quan trọng trên thì để một cuộc hội thảo online thành công bạn cũng đừng quên những vấn đề sau:
- Đảm bảo kết nối internet ổn định: Để đảm bảo cho hội thảo diễn ra một cách suôn sẻ, bạn cần phải có kết nối internet ổn định và đủ băng thông. Hãy kiểm tra kết nối internet trước khi bắt đầu và giới hạn số lượng người tham gia để tránh tình trạng giật lag và mất kết nối.
- Sử dụng tính năng chia sẻ màn hình: Với tính năng chia sẻ màn hình, bạn có thể chia sẻ các tài liệu, bản vẽ, hình ảnh… một cách dễ dàng với khách hàng. Hãy sử dụng tính năng này để giúp họ hiểu rõ hơn về những gì đang được trình bày.
- Sử dụng tính năng ghi âm và lưu trữ: Hãy sử dụng tính năng ghi âm để có thể quay lại toàn bộ nội dung của hội thảo online và lưu trữ trên đám mây. Điều này giúp bạn thuận tiện trong việc lưu trữ và chia sẻ lại cho những ai không tham gia được vào thời điểm trực tiếp.
- Cung cấp cho khán giả tài liệu mang đi: Đôi khi khán giả sẽ không theo dõi kịp những nội dung bạn trình bày. Đừng quên cung cấp cho họ những tài liệu liên quan, có thể qua hình thức online để dễ dàng tìm hiểu.
Cuối cùng, đừng quên sử dụng một văn phòng ảo để có thể trở nên chuyên nghiệp và uy tín hơn trong mắt khách hàng, đối tác. Các sự kiện hội thảo online có thể xa lạ với nhiều người nhưng nếu được thực hiện đúng cách và đủ độ tin cậy thì chúng có thể thành công và hấp dẫn như các hội nghị trực tiếp.
> Xem thêm:
- Thuê văn phòng làm hội thảo trực tuyến tại Timepro
- Văn phòng ảo là gì? Những lợi ích cho khách hàng sử dụng văn phòng ảo
- Một số lưu ý quan trọng khi làm văn phòng chia sẻ
