SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT GIỮA 2 MÔ HÌNH VĂN PHÒNG ẢO VÀ VĂN PHÒNG TRUYỀN THỐNG.

Văn phòng ảo và văn phòng truyền thống là hai mô hình văn phòng được ưa chuộng nhất hiện nay. Tuy nhiên, nếu bạn còn đang băn khoăn mô hình nào phù hợp với doanh nghiệp mình hơn thì bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm ra câu trả lời.

1.Khái niệm về các mô hình văn phòng

Văn phòng ảo và văn phòng truyền thống là hai mô hình văn phòng riêng biệt, mỗi mô hình có những ý nghĩa riêng đối với các doanh nghiệp và nhân viên. Hiểu được định nghĩa sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát nhất về từng loại mô hình và cách thức hoạt động của chúng. 

1.1.Văn phòng ảo

Văn phòng ảo là địa chỉ để giao dịch và đăng ký kinh doanh là chủ yếu. Mọi công việc của nhân viên hay lãnh đạo công ty được thực hiện bên ngoài văn phòng (ở nhà; ở quán cà phê…). Văn phòng được sử dụng khi cần họp hành; tiếp khách; gặp gỡ đối tác; giao nhận bưu phẩm hay thư tín… Đặc biệt, với mô hình này nhân viên không bị ràng buộc với văn phòng thực tế mà vẫn có thể truy cập vào các nhiệm vụ và các thông tin liên quan thông qua các nền tảng mạng xã hội.

Văn phòng ảo phù hợp với các đối tượng khách hàng:

• Giám đốc các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn mở rộng chi nhánh hoặc có một văn phòng đại diện ngay tại trung tâm thành phố như: Thanh Xuân, Cầu Giấy, Đống Đa… 
• Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới thành lập doanh nghiệp.
• Các chuyên viên tư vấn và các nhóm dự án.
• Văn phòng đại diện có quy mô nhỏ.
• Các công ty nước ngoài đang hoạt động trong thời gian thăm dò thị trường.

1.2. Văn phòng truyền thống

Văn phòng truyền thống là văn phòng thuộc sở hữu và chịu sự quản lý bởi một doanh nghiệp duy nhất. Đây là mô hình văn phòng có tính chất cố định và độc lập cao. Tính truyền thống của mô hình này được thể hiện qua các thiết kế, trang thiết bị và nội thất phục vụ cho những nhu cầu cơ bản.

Không gian làm việc riêng tư bảo mật nhưng cũng kèm theo đó là sự phân chia rạch ròi giữa các khu vực. Tính sáng tạo ở văn phòng hầu hết ít được nhận thấy, nếu có, chứng chỉ xuất hiện ở những tập đoàn lớn, mạnh về tài chính. 

Văn phòng truyền thống phù hợp với các đối tượng khách hàng:

• Doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn: nên cân nhắc lựa chọn mô hình văn phòng này khi có khả năng đầu tư cao, muốn xây dựng một môi trường làm việc đặc thù.
• Doanh nghiệp nhỏ, mới khởi nghiệp: cần cân nhắc khi sử dụng mô hình văn phòng này vì các khoản chi phí tương đối cao mà chi phí kinh doanh còn hạn chế. 

2. So sánh mô hình văn phòng ảo và văn phòng truyền thống:

1. Chi phí:

• Văn phòng truyền thống: Thiết lập và duy trì một văn phòng truyền thống tốn rất nhiều chi phí. Các doanh nghiệp cần đầu tư vào văn phòng, tiện ích, nội thất và thiết bị. Ngoài ra, còn có các chi phí liên tục như tiền thuê nhà, thuế bất động sản và bảo trì.
• Văn phòng ảo: Với tính chất không cố định chủ sở hữu điều này khiến cho một không gian có thể được cùng sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp. Điều này cho phép những chi phí chung được chia nhỏ ra. Giảm bớt gánh nặng tài chính cho các doanh nghiệp. Các chi phí như internet, wifi, tiền điện nước đã bao gồm trong chi phí thuê của bạn. 

2. Thời gian sử dụng

• Với văn phòng truyền thống, doanh nghiệp bạn làm chủ văn phòng nên thời gian làm việc linh hoạt. Các công việc phát sinh ngoài giờ thì nhân viên vẫn có tiếp tục hoàn thành công việc. Doanh nghiệp hoàn toàn tự chủ về thời gian làm việc tại văn phòng. 
• Đối với dịch vụ văn phòng ảo, nhân viên có thể lựa chọn làm việc tại nhà, không gian quán cafe. Điều này, giảm các áp lực về công việc cho nhân viên nhưng vẫn đảm bảo hiệu suất công việc. Tuy nhiên, khi có các công việc đột xuất cần gặp gỡ đối tác thì văn phòng ảo bị hạn chế thời gian. Đến với Yes Office, doanh nghiệp bạn được hỗ trợ linh hoạt về không gian và thời gian. 

3.  Không gian sử dụng

• Khi xây dựng văn phòng truyền thống thì bạn sẽ tạo dựng được không gian văn hoá riêng của doanh nghiệp. Văn phòng cần thiết kế, đầu tư trang thiết bị để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Công ty bạn có tất cả tiện ích văn phòng nhưng đầu tư chi phí lớn
• Nhiều người lầm tưởng văn phòng ảo chỉ có thông tin online về số điện thoại, địa chỉ, số fax,… Nhưng thực tế, khi lựa chọn văn phòng ảo thì bạn vẫn có được rất nhiều tiện ích như văn phòng truyền thống. Văn phòng ảo cung cấp cho doanh nghiệp bạn tiện ích từ trang thiết bị, không gian họp, tiếp đối tác, lễ tân,… Mô hình văn phòng ảo cung cấp cho bạn không bạn làm việc chuyên nghiệp như không thể hiện được văn hoá riêng của doanh nghiệp. 

4. Vấn đề pháp lý

• Khái niệm văn phòng ảo vẫn còn rất mơ hồ với nhiều doanh nghiệp vì họ vẫn đang ái ngại về tính pháp lý của mô hình này. Tuy nhiên theo như Luật Doanh Nghiệp năm 2016 thì mô hình văn phòng này hoàn toàn hợp pháp, doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ cho thuê văn phòng để đăng ký kinh doanh. Riêng đối với mô hình văn phòng truyền thống thì tính pháp lý hoàn toàn được đảm bảo, nhưng trong trường hợp bạn chuyển văn phòng, thay đổi địa chỉ thì bạn sẽ tốn chi phí để làm các thủ tục giấy tờ chuyển đổi thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh.

5. Tiện ích

• Đối với văn phòng truyền thống, bạn có thể tự do lựa chọn địa điểm và thiết kế văn phòng theo sở thích, dĩ nhiên mức chi phí này sẽ không hề nhỏ. Mô hình văn phòng này sẽ phù hợp với những doanh nghiệp lớn, có tiềm lực về kinh tế và nhân sự đông. Trong khi đó loại hình văn phòng ảo sẽ thích hợp với các doanh nghiệp nhỏ, các startup đang xây dựng và định vị thương hiệu.
• Bên cho thuê văn phòng sẽ cung cấp cho bạn một địa chỉ đẹp để đăng ký kinh doanh, sảnh tiếp khách, phòng họp, trang thiết bị hiện đại,… điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đầu tư ban đầu nhưng vẫn sở hữu không gian làm việc sang trọng và tiện nghi.

3.Các câu hỏi liên quan

1. Văn phòng ảo và văn phòng truyền thống khác nhau như thế nào?

Văn phòng ảo hoạt động trên nền tảng công nghệ và kết nối trực tuyến, trong khi văn phòng truyền thống sử dụng không gian vật lý và giao tiếp trực tiếp.

2. Văn phòng ảo và văn phòng truyền thống có ưu điểm gì riêng biệt?

Văn phòng ảo tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng và mang lại linh hoạt trong làm việc, trong khi văn phòng truyền thống tạo cảm giác chuyên nghiệp và giao tiếp trực tiếp.

3. Sự khác biệt giữa văn phòng ảo và văn phòng truyền thống ảnh hưởng như thế nào đến hiệu quả công việc?

Văn phòng ảo giúp làm việc linh hoạt và tiết kiệm thời gian di chuyển, trong khi văn phòng truyền thống tạo điều kiện cho giao tiếp trực tiếp và quản lý công việc truyền thống.

4. Thuê văn phòng ảo giá rẻ ngay tại quận Long Biên 

Chỉ 500k/tháng, bạn đã sở hữu cho mình một địa chỉ kinh doanh uy tín gần ngay phố cổ và khu chung cư Khai Sơn cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn của Times Space: 

• Cung cấp địa chỉ đăng ký kinh doanh
• Dịch vụ đặt biển tên công ty
• Lễ tân chu đáo, chuyên nghiệp
• Tiếp khách tại sảnh
• Dịch vụ nhận thư, bưu phẩm miễn phí
• Internet tốc độ cao, miễn phí đồ uống: trà,cf, khu vực vệ sinh chung
• Hệ thống an ninh tốt, camera 24/7, thang máy 
• In ấn 

Địa chỉ: T6.21 Khai Sơn Town, đường Lý Sơn, Phường Thượng Thanh, Long Biên, Hà Nội

Hotline: (08) 1608 1111

Hi vọng, qua bài viết này đã giúp bạn có được cái nhìn tống quát nhất về 2 mô hình văn phòng đang được ưa chuộng hiện nay. Từ đó, tìm được mô hình phù hợp với doanh nghiệp của mình để tiết kiệm được chi phí và đạt được kết quả kinh doanh hiệu quả nhất.